Google Workspace를 사용하면 팀 구성에 맞게 도메인 이메일을 추가함으로써 효율적으로 업무 메일을 관리할 수 있습니다. 오늘은 사용자와 이메일을 추가하고, 추가한 이메일을 자신의 받은 편지함에서 받아볼 수 있도록 설정해보겠습니다. 해당 작업에 앞서 Workspace 계정 생성과 도메인 보호를 완료하도록 합니다.
Google Workspace 사용자 추가하기
Google Workspace 계정으로 관리 콘솔에 로그인합니다.
이메일 설정이 안된 상태라면, 콘솔 로그인 후 상단에 MX 레코드 설정에 대한 경고 문구가 뜹니다. 우측 끝에 있는 ‘MX 레코드 설정하기’을 클릭합니다.
남은 설정 단계가 보여집니다. 사용자가 추가되지 않은 상태라면 ‘만들기’를 클릭합니다.
Google Workspace 14일 무료 체험 기간 동안 사용자를 최대 10명까지 추가할 수 있습니다. 추가된 사용자들은 기본 도메인으로 된 무료 별칭 이메일을 부여받고 자신의 받은편지함에서 메일을 받아볼 수 있게 됩니다. ‘계속’ 버튼 클릭하여 진행합니다.
사용자를 추가하기 위해서 ‘+ 다른 사용자 추가’를 클릭합니다.
이름, 성, 이메일 사용자 이름을 입력합니다. 선택사항으로 별칭 이메일을 여러 개 설정할 수 있는데, 이 별칭 이메일은 기본 이메일 주소로 전송되는 메시지를 수신하는 데 사용할 수 있는 보조 이메일 주소입니다. 별칭 이메일을 사용하면 개인 브랜딩, 스팸 방지, 개인 정보 보호, 효율적인 조직 관리 등 다양한 잇점을 얻을 수 있습니다.
원하는만큼 사용자를 추가하고 ‘계속’을 클릭하여 진행합니다.
새로 추가된 사용자를 확인하고, 우측 편지봉투 아이콘을 클릭하면 해당 사용자에게 새로 추가된 이메일과 로그인 정보를 이메일로 발송해줍니다.
추가된 사용자의 기존 이메일을 입력하고 ‘보내기’를 클릭하면 계정 추가 관련 안내 메일이 발송됩니다.
발송된 이메일에는 새로 추가된 계정에 대한 안내와 비밀번호를 설정할 수 있는 링크가 함께 들어 있습니다. ‘비밀번호 설정하기’ 버튼을 클릭합니다.
비밀번호를 변경하기 전에 개인 정보 관련 약관에 동의해야 합니다. ‘동의’ 클릭하여 진행합니다.
새 비밀번호를 설정해줍니다.
비밀번호 변경이 완료되면 대시보드로 이동하여 내가 Workspace에서 사용할 수 있는 앱들을 보여줍니다.
사용자 추가 프로세스로 돌아와 ‘마침’ 버튼을 클릭하면 사용자 추가가 완료됩니다.
Google Workspace 도메인 이메일 활성화
남은 설정 단계가 보여집니다. 도메인 이메일 활성화가 되지 않은 상태라면 ‘활성화’를 클릭합니다.
비즈니스 도메인에 Gmail을 설정하기 위해 이메일 설정을 업데이트할 것입니다. 도메인 이메일 주소가 모두 추가되었는지 확인하고 ‘GMAIL을 활성화할 준비가 되었습니다’를 클릭합니다.
1단계는 ‘DNS 레코드 또는 설정 찾기’입니다. 지시대로 (a)를 클릭하여 새 브라우저 탭에서 Bluehost를 엽니다.
Bluehost에 연결되기를 기다리는 동안, ‘BLUEHOST에 로그인 한 후 이전 탭의 Google 안내에 따라 도메인 확인을 하라’는 안내가 보여집니다.
Bluehost 웹사이트가 열리면 우측 상단의 Login을 클릭하여 로그인을 합니다.
(b) Bluehost 웹사이트에서 Manage(관리) > DNS를 클릭하고, 여기로 돌아와 ‘다음’을 클릭하여 2단계: MX 레코드 업데이트하기로 이동하라, 는 지시가 있습니다.
그런데, 최근에 Bluehost의 인터페이스가 변경된 관계로 DNS Manage로 가기 위해서는 다른 경로를 이용해야 했습니다. 저는 Hosting 메뉴에서 보호할 도메인을 검색한 후 ‘SETTINGS’를 클릭하여 설정 화면으로 이동하였습니다.
설정 화면 상단에서 ‘DOMAINS’ 탭으로 이동한 후, 보호할 도메인 이름 우측 끝의 점 3개를 클릭하면 나오는 ‘Advanced DNS Editor’를 클릭합니다.
위와 같은 Zone Editor가 정상적으로 열리면 우리가 가고자 하는 위치에 도착한 것입니다. 이제 Workspace로 다시 돌아가 지시대로 ‘다음: 2단계로 이동’을 클릭합니다.
Google MX 레코드 추가
MX 레코드 또는 메일 교환 레코드는 특정 도메인에 대한 이메일 메시지 수신 및 처리를 담당하는 메일 서버를 지정하는 DNS(도메인 이름 시스템) 레코드 유형입니다. MX 레코드는 수신 이메일을 적절한 메일 서버로 전달하므로 이메일 전달의 중요한 구성 요소입니다.
MX 레코드의 작동 방식은 다음과 같습니다.
- 도메인 소유권: 도메인(예: example.com)을 설정할 때 해당 도메인 내의 주소로 전송된 이메일을 수신해야 하는 메일 서버를 지정하려면 MX 레코드를 구성해야 합니다.
- 우선순위 수준: MX 레코드에는 이메일 전달에 메일 서버를 사용해야 하는 순서를 나타내는 우선순위 값(기본 설정 또는 기본 설정 번호라고도 함)이 포함되어 있습니다. 우선순위 값이 낮을수록 선호도가 높습니다. 이메일 서버는 우선순위 값이 가장 낮은 메일 서버에 먼저 이메일을 전달하려고 시도합니다. 해당 서버를 사용할 수 없거나 연결할 수 없는 경우 우선 순위 값이 다음으로 낮은 다음 서버가 시도됩니다.
- 메일 서버 주소: 각 MX 레코드에는 도메인의 이메일 전달을 처리하는 메일 서버의 호스트 이름이나 IP 주소도 포함되어 있습니다.
- 다중 MX 레코드: 도메인에는 우선순위 값과 해당 메일 서버 주소가 포함된 여러 MX 레코드가 있을 수 있습니다. 이를 통해 중복성과 로드 밸런싱이 가능합니다. 하나의 메일 서버를 사용할 수 없는 경우 이메일 배달은 우선 순위 값이 더 높은 대체 서버로 전달될 수 있습니다.
- DNS 구성: MX 레코드는 도메인 DNS 공급자의 DNS 설정에서 구성됩니다. 관리자는 필요에 따라 MX 레코드를 추가, 수정 또는 제거하여 도메인의 이메일 전송을 관리할 수 있습니다.
요약하면, MX 레코드는 도메인에 대한 이메일 수신 및 처리를 담당하는 메일 서버를 지정하여 이메일 전달에 중요한 역할을 합니다. 인터넷을 통해 이메일 메시지를 효율적으로 라우팅할 수 있어 이메일이 의도한 수신자에게 안정적으로 전달되도록 보장합니다.
2단계는 ‘Google MX 레코드 추가’ 단계로, 이미 열어놓은 Bluehost Zone Editor에서 지시에 따라 MX 레코드를 추가하면 됩니다.
‘+ Add Record’ 버튼을 클릭하고 Type을 ‘MX’로 선택한 후, Workspace의 지시대로 DNS 레코드를 ‘복사 + 붙여넣기’ 합니다. Name 필드에 @ 표시가 입력되지 않는 경우 도메인 명을 적어주면 됩니다. ‘Save Record’를 클릭하여 추가한 내용을 저장합니다. 다시 Workspace로 돌아와서 하단의 ‘GMAIL 활성화’를 클릭합니다.
